Inscriptions tardives et hors ligne

Dans cet article, nous résumons les principaux conseils pour travailler avec des inscriptions tardives ou hors ligne dans Equibel et dans le système de notation.

En fonction de la période, lorsque l'athlète demande une inscription tardive ou hors ligne, les actions administratives peuvent être différentes, bien que le résultat final devrait être le même - la combinaison athlète/cheval doit être ajoutée à la liste de départ et l'inscription payée, y compris les frais d'inscription tardive ou hors ligne.

Inscription tardive | hors ligne demandée pendant la période où l'événement est encore ouvert aux inscriptions en ligne

L'organisateur administratif ajoute l'inscription via le formulaire d'inscription dans Equibel et la marque comme "inscription tardive | hors ligne".

Quand l'inscription est marquée comme "tardive ou hors ligne", la composante de frais de retard sera ajoutée au prix et l'inscription sera toujours ajoutée au panier d'achat du payeur. La différence avec l'inscription normale est que l'inscription tardive ou hors ligne ne sera pas annulée si elle n'est pas payée d'ici la fin de la période d'inscription en ligne.
Vous pouvez inviter le payeur à payer l'inscription en ligne. Si l'inscription est toujours payée hors ligne, marquez-la comme payée à l'extérieur après la fin de l'événement, lorsque les finances sont vérifiées avant le paiement.

Entrée tardive | demande d'inscription hors ligne après la fin de la période des inscriptions en ligne, avant que les inscriptions ne soient transmises au système de listes de départ/résultats

L'inscriptions tardive peut être ajoutée à la liste des inscriptions via le formulaire d'entrée accessible pour l'organisateur administratif via la liste principale de l'événement :

Entrée tardive | demande de saisie hors ligne après l'exportation des entrées vers le système listes de départ/résultats

Ajoutez la participation tardive aux deux systèmes: Equibel et le système de notation.
- Pour Equiscore et Equipe APP qui ont une intégration API pour les résultats et les inscriptions, vous pouvez également ajouter la participation tardive uniquement dans l'application Equiscore/Equipe. Dans ce cas, veuillez vous souvenir de marquer l'inscription comme "tardive" dans le système de notation pour garantir des calculs précis de l'état et des finances.
- Si les gains sont alloués à la compétition, veuillez vérifier auprès de l'athlète les détails du bénéficiaire des gains et déterminer si l'entité légale par défaut peut être utilisée. Sinon, veuillez vous assurer que l'inscription est faite dans Equibel et que la nouvelle entité légale du bénéficiaire des gains est ajoutée.
Lors de l'ajout de la participation tardive au système de listes de départ/résultats:
- Il est important de rechercher l'athlète et le cheval dans la base de données Equibel via les interfaces de recherche d'Equipe APP ou Equiscore - plutôt que de saisir le nom de l'athlète ou le nom du cheval en texte brut. Le plus fiable est d'utiliser le numéro de licence de l'athlète et le numéro d'immatriculation du cheval pour la recherche. Veuillez vous assurer que le nouveau cavalier et le nouveau cheval sont correctement sélectionnés. Des cas de doublons peuvent se produire.
- Veuillez noter que les systèmes de listes de départ/résultats ne vérifient pas les licences, les mesures de poney, l'âge des cavaliers, les suspensions ou les qualifications pour l'épreuve spécifique. Si vous avez des doutes concernant la qualification d'un athlète ou d'un cheval pour une épreuve, veuillez vérifier leurs données dans le système Equibel avant d'ajouter la paire à la liste de départ dans Equipe APP ou Equiscore.
- Si les inscriptions tardives sont effectuées uniquement via Equipe APP ou Equiscore, des paniers d'achat seront générés et les athlètes seront informés de leur obligation de payer les frais d'inscription après l'importation et la confirmation des résultats dans Equibel.
Lors de la saisie d'une inscription tardive dans Equipe APP, veuillez prêter attention au champ "payeur" et au drapeau d'inscription tardive. Dans Equipe APP, si un cheval a été inscrit avec un athlète, puis le même cheval est inscrit avec un autre athlète, le payeur pour la deuxième inscription peut être incorrect (Equipe prend la première personne par défaut). Interface pour vérifier le payeur et marquer l'inscription tardive:

Exemples de recherche d'athlètes et de chevaux dans l'application Equipe :

NB ! Pour ajouter un nouveau cheval, sélectionnez toujours "Fichier -> Rechercher un nouveau cheval" (pas "nouveau cheval").