DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ

FRBSE

Mis à jour : 01.01.2025

1. Pourquoi élaborer une charte de confidentialité ?

La FRBSE attache une grande importance à la protection de votre vie privée et de vos données à caractère personnel.

Nous collectons et traitons vos données à caractère personnel conformément aux dispositions légales en la matière, notamment la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et le Règlement général sur la protection des données du 27 avril 2016 (RGPD).

La présente Charte vise à vous renseigner sur tous les détails du traitement de vos données à caractère personnel et de vos droits.

Nous nous réservons le droit de modifier la présente Charte de confidentialité à tout moment. Toute modification importante vous sera toujours communiquée clairement ou publiée sur notre site Internet.

2.Qui traite vos données à caractère personnel ?

La FRBSE est le Responsable du traitement de vos données à caractère personnel.

Coordonnées :

Fédération Royale Belge des Sports Equestres ASBL

Belgicastraat 9, 21930 Zaventem

BE 0409.553.992

Adresse e-mail : info@equibel.be

Téléphone : +32 2 478 50 56

La FRBSE peut également faire appel à des sous-traitants tiers ou leur donner des instructions supplémentaires. Un Sous-traitant peut, à la demande, sur ordre de la FRBSE ou en son nom, traiter ultérieurement vos données à caractère personnel, étant entendu que la FRBSE veillera à ce que ce Sous-traitant s’engage également à respecter les mêmes obligations de protection et de confidentialité concernant le traitement de vos données à caractère personnel telles que prévues dans la présente Déclaration de confidentialité.

La FRBSE fait appel tout particulièrement au Sous-traitant suivant pour la plateforme Equibel (FIPA) (https://competitions.equibel.be/) :

Fipatech OÜ

Siège social : Fortuuna 35-21 Tartu 50603, Estonie

Adresse e-mail : martin.kiilo@fipatech.com

Ce Sous-traitant chargé du développement et de la gestion de la plateforme Equibel peut à son tour faire appel à différents sous-traitants secondaires auxquels il ne peut être fait appel qu’avec le consentement préalable de la FRBSE et qui doivent garantir un niveau de protection adéquat des données à caractère personnel conformément au RGPD. La liste de ces sous-traitants secondaires se trouve en annexe de la présente Déclaration de confidentialité.

3.Quelles données à caractère personnel collectons-nous ?

Le traitement de vos données à caractère personnel est limité au strict nécessaire pour atteindre les finalités de la FRBSE et concerne les catégories suivantes :

Personnes :

•Nom, Prénom

•Adresse

•Date de naissance

•Sexe

•Langue

•Nationalité :

•GSM/ Téléphone/ Fax

•Adresse e-mail

Chevaux :

•Puce

•Nom

•Nom commercial

•Date de naissance

•Numéro studbook

•Studbook

•UELN

•Passeport FEI

•Groupement provincial

•Nom et prénom de l’Éleveur

Coordonnées de facturation :

•Nom, Nationalité et n° de registre national (si personne physique)

•Dénomination, forme juridique et numéro TVA (si personne morale)

•Coordonnées bancaires

•Adresse

•Etc.

Autre(s) :

•En outre, nous collections et traitons des données sur les licences (type de licence, date de paiement), l’affiliation à un club (y compris la date d’adhésion ou de départ du club), les suspensions et pénalités imposées (cartons rouges, cartons jaunes, suspensions d’événements, date de début, date de fin, motif et commentaires), les examens passés, les qualifications professionnelles, diplômes et certifications obtenus, les rôles, titres et fonctions attribués dans des organisations équestres et les concours de sport hippique, les permis et les assurances. Ces données peuvent être publiées dans les cas déterminés par la FRBSE.

•En ce qui concerne les athlètes, leurs chevaux et leurs chevaux de sport (les chevaux élevés pour la compétition), les résultats sportifs sont enregistrés et publiés, y compris les données sur les prix en argent, leurs classements dans les compétitions, les points de classement, les qualifications et les points de handicap obtenus. Les résultats peuvent également comprendre des données sur les abandons, la non-participation ou le changement de compétition. Tous les résultats des concours (y compris les résultats en détail ou les résultats tels que l’élimination, l’abandon, la disqualification, la non-validation, etc.) seront également documentés et publiés via Equibel. Toutes les suspensions et autres pénalités (cartons jaunes, cartons rouges) seront également documentées et enregistrées dans le système. Conformément aux exigences du règlement de la FRBSE, les suspensions et les pénalités seront publiées et/ou annoncées aux organisateurs et aux officiels des épreuves équestres. Dénomination, forme juridique et numéro TVA (si personne morale)

•Le nom d’utilisateur et le mot de passe sont collectés pour tous les utilisateurs du système Equibel à des fins d’authentification et d’autorisation.

•Les adresses IP peuvent être utilisées pour localiser un problème ou défaut

•Certaines données sont collectées à des fins statistiques lors de votre visite sur notre site. Ces données nous permettent d’améliorer davantage votre expérience d’utilisation sur notre site. Ces données concernent votre adresse IP, votre zone géographique, le jour et l’heure de votre visite et les pages consultées. En visitant notre site, vous acceptez expressément la collecte de ces données à des fins statistiques.

•En cas d’utilisation des services Help Desk ou des services feedback, nous collectons, stockons et utilisons les données à caractère personnel afin d’utiliser les logs pour détecter un problème ou défaut. Cela nous permet de le communiquer en vue de résoudre le problème ou de répondre à la question.

4.Quelles sont les finalités poursuivies ?

La FRBSE collecte vos données à caractère personnel uniquement aux fins de contribuer :

-à la promotion et au développement d’activités nationales et internationales des différentes disciplines du sport équestre en Belgique ;

-à la promotion de la participation des athlètes belges aux concours nationaux et internationaux ;

-à la promotion de l’organisation en Belgique de concours de niveau international ;

Le traitement de vos données à caractère personnel est donc essentiel au bon fonctionnement de la FRBSE.

La FRBSE s’engage à traiter vos données à caractère personnel exclusivement à ces fins.

Certaines données sont collectées à des fins statistiques lors de votre visite sur notre site. Ces données nous permettent d’améliorer davantage votre expérience d’utilisation sur notre site. Ces données concernent votre adresse IP, votre zone géographique, le jour et l’heure de votre visite et les pages consultées. En visitant notre site, vous acceptez expressément la collecte de ces données rendues anonymes à des fins statistiques et de benchmark.

5.Sur quelle base juridique est effectué le traitement des données à caractère personnel ?

La FRBSE traite vos données à caractère personnel sur les bases juridiques suivantes :

•En vertu de l’exécution de votre contrat (d’affiliation) que vous concluez avec nous et/ou avec les ligues qui peuvent exiger que vous obteniez une licence de cavalier ou d’immatriculation d’un cheval ;

•En vertu de la relation contractuelle que vous souhaitez établir en tant que participant à une épreuve nationale ou internationale du sport équestre et du fait que des services payants y sont associés.

•En vertu d’un éventuel intérêt légitime dans le chef de la FRBSE à vous assister et à vous informer sur les tenants et aboutissants du sport équestre tant au niveau international que régional en Belgique.

•Concernant les finalités de traitement particulières nécessitant le transfert de vos données à caractère personnel à des tiers ou pour lesquelles nous ne pouvons invoquer aucune des bases juridiques susmentionnées, votre consentement libre et éclairé sera systématiquement demandé.

6. Transfert de vos données

Vos données à caractère personnel sont exclusivement destinées à un usage interne, sauf indication contraire expresse et moyennant votre consentement préalable.

Par conséquent, excepté sur la base de votre consentement préalable, vos données à caractère personnel ne seront pas vendues, transférées ou transmises à des tiers, à l’exception à destination de la Ligue Equestre Wallonie Bruxelles asbl (www.lewb.be) de la Paardensport Vlaanderen vzw (www.paardensport.vlaanderen), des groupements régionaux et provinciaux et de la FEI Fédération Equestre Internationale (www.fei.org) ou des organisateurs de concours pour lesquels il est possible de s’inscrire par notre intermédiaire. Pour obtenir de plus amples informations concernant le traitement des données à caractère personnel de ces ligues ou organisateurs de concours, veuillez vous référer aux Déclarations de confidentialité de chacune de ces ligues ou organisateurs de concours eux-mêmes également responsables du traitement de vos données à caractère personnel.

La FRBSE ne transfère pas vos données à caractère personnel à des pays en dehors de l’Union européenne qui ne garantissent pas un niveau de protection adéquat au sens du RGPD.

Vous pouvez exercer un contrôle sur les données que vous divulguez. Dans le cas où les données à caractère personnel à votre sujet seraient incomplètes ou incorrectes, la FRBSE se réserve le droit d’interrompre ou de suspendre de manière temporaire ou permanente certaines opérations.

7.Quelle est la durée de conservation de vos données à caractère personnel ?

La FRBSE conserve vos données à caractère personnel :

(i)aussi longtemps qu’elles sont nécessaires ou pertinentes au regard des finalités poursuivies (par exemple, aussi longtemps que vous restez un membre actif de notre fédération, d’une ligue, ou que vous participez à des compétitions et concours par notre intermédiaire) ;

(ii)pour la durée qui nous est imposée par la loi (par exemple, nous conserverons les données à caractère personnel nécessaires pour satisfaire nos obligations comptables pendant au moins 5 ans) ;

(iii)aussi longtemps que des litiges ou enquêtes judiciaires peuvent survenir (par exemple, en ce qui concerne les délais de prescription légaux pour les actions judiciaires)

8.Cookies

Des cookies peuvent être stockés sur le disque dur de votre ordinateur lors de votre visite sur notre site. Nous utilisons des cookies pour offrir une expérience d’utilisation optimale à nos visiteurs réguliers.

Veuillez consulter notre Politique de cookies pour obtenir de plus amples informations sur l’utilisation des cookies.

Nous vous recommandons d’activer les cookies lors de votre visite sur notre site. Vous pouvez toujours les désactiver depuis les paramètres du navigateur si vous le souhaitez. Veuillez consulter notre Politique de cookies pour obtenir plus de détails à ce sujet.

9.Quels sont vos droits ?

9.1Garantie d’un traitement loyal et licite

Vos données à caractère personnel sont toujours traitées conformément aux finalités légales prévues au point 4. Elles sont collectées et traitées de manière adéquate, pertinente et non excessive et ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire pour atteindre les finalités poursuivies.

Toutes les mesures techniques et de sécurité ont été prises pour limiter au maximum les risques d’accès illicite ou non autorisé à vos données à caractère personnel ou de traitement de celles-ci. En cas d’intrusion dans ses systèmes informatiques ou d’une éventuelle fuite de données, la FRBSE prendra immédiatement toutes les mesures nécessaires pour minimiser les dommages et vous informera à ce sujet.

9.2 Droit d’accès

Vous avez le droit d’obtenir la confirmation que vos données à caractère personnel sont traitées ou ne sont pas traitées. Vous avez ainsi le droit de connaître les finalités du traitement, les catégories de données à caractère personnel concernées, les catégories de destinataires des données à caractère personnel, les critères utilisés pour la détermination de la durée de conservation de vos données et les droits que vous pouvez exercer à l’égard de vos données à caractère personnel.

9.3 Droit de rectification

Vous pouvez rectifier vos données à caractère personnel qui sont inexactes ou incomplètes. En premier lieu, il revient à l’utilisateur lui-même d’apporter les modifications nécessaires sur son « compte d’utilisateur », mais vous pouvez également soumettre une demande écrite de modification.

9.4 Droit à l’effacement (ou « droit à l’oubli »)

En outre, vous avez le droit de demander l’effacement de vos données à caractère personnel dans les cas suivants :

•Les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées ;

•Vous retirez le consentement sur lequel le traitement est fondé et il n’existe pas d’autre base juridique pour le traitement ;

•Vous avez exercé votre droit d’opposition de manière licite ;

•Vos données à caractère personnel ont été traitées de manière illicite ;

•Vos données doivent être effacées en raison d’une obligation légale.

9.5 Droit à la limitation du traitement

Dans certaines circonstances, vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement de vos données à caractère personnel, par exemple en cas de contestation de l’exactitude des données, lorsque les données ont été traitées de manière illicite, que les données sont nécessaires dans le cadre d’une procédure judiciaire ou pendant la durée nécessaire à la FRBSE pour vérifier que votre droit à l’effacement a été valablement exercé.

9.6 Droit d’opposition

Vous avez également le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos données à caractère personnel. La FRBSE interrompra le traitement de vos données à moins qu’elle ne puisse invoquer des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts.

9.7. Droit à la portabilité des données

Vous avez le droit de recevoir toutes les données à caractère personnel que vous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible. Sur votre demande, ces données peuvent être transférées à un autre responsable du traitement, à moins que cela soit impossible sur le plan technique.

9.8 Droit de retrait de votre consentement

Vous pouvez retirer votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel à tout moment. Le retrait de votre consentement n’a aucune influence sur la validité des opérations de traitement antérieures.

10.Comment exercer vos droits ?

Pour exercer vos droits, vous devez envoyer une demande par courrier recommandé à la FRBSE ou par e-mail à info@equibel.be. Nous vous répondrons dans les plus brefs délais et au plus tard un (1) mois après réception de votre demande.

11.Comment introduire une plainte ?

Si vous n’êtes pas satisfait(e) du traitement de vos données à caractère personnel par la

FRBSE, nous vous invitons à nous contacter en premier lieu vous-même aux coordonnées indiquées au point 8, afin que nous puissions d’abord personnellement vous proposer une solution. Si vous avez encore des réclamations, vous avez toujours le droit d’introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données (https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen).

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Annexe : Liste de sous-traitants secondaires agréés :