Finances - tableau de bord et actions

L'article explique les paramètresfinanciers de base et indique où trouver les informations complémentaires et laventilation des montants des différents indicateurs.


#1- Montants d’inscription/ engagement non perçus (la même définition s'applique aux produits)

#2- Inscriptions/engagements perçus (la même définition s'applique aux produits

#3- Remboursements non effectués pour les engagements/ inscriptions et les produits

#4- Remboursements versés pour les inscriptions/engagements et les produits

#5- Argent utilisé en interne pour les inscriptions et les produits

#6- Argent non perçu par l'autorité financière

#7- Argent versé à l'autorité

#8- L’argent de l'autorité n'a pas été versé (un complément est nécessaire)

#9- Renflouement des fonds par l'autorité (recharge effectuée)

Aperçu du tableau de bord

Attention : le tableau de bord ne s'applique qu'aux paiements en ligne. Lorsque les frais d'inscription ou les frais de produit sont indiqués comme étant payés en externe (hors ligne), les paiements sont retirés des comptes de l'événement et ne sont pas comptabilisés dans l’onglet « Finances », mais peuvent être trouvés dans le rapport spécifique pour les frais d'inscription et les produits payés en externe disponible dans le back-office sous l’onglet « Finances ».

1 - Montants d’inscription/ engagement non perçus (la même définition s'applique aux produits)

  • Les paiements d'inscription ou les paiements de produits qui ont été commandés, mais qui n'ont pas encore été payés. Ils se trouvent dans les paniers d'achat des payeurs et sont destinés à être payés en ligne.
  • Vous trouverez plus d'informations à ce sujet dans l’onglet du concours :
    • Finances -> Caisse -> état du paiement -> "N'a pas payé les engagements/inscriptions" ou "N'a pas payé les produits".

  • Finances -> Soldes -> descendre et consulter les sous-titres : « Rapport sur les revenus/dépenses » -> nom du compte de solde "Tarif d’engagements non perçus" ou "Tarif des produits non perçus". Ces lignes n’apparaissent que s’il y a réellement des montants non perçus.

  • Les mêmes informations peuvent être trouvées ici : Back office -> Rapports -> Finances -> Event finances : overview of not closed events and situation with payments (Finances des événements : aperçu des événements non clôturés et de la situation des paiements)

    (le rapport comprend une section sur les débiteurs, les inscriptions et les frais de produits non perçus après la publication des résultats et les soldes qui sont considérés comme définitifs).


2 – Inscriptions/engagements perçus (la même définition s'applique aux produits)

  • Inscriptions/engagements ou produits qui ont été payés en ligne.

  • Plus d'informations peuvent être trouvées dans les onglets suivants :

    o Finances -> Caisse -> recherche par payeur ou nom d'athlète ou par cheval pour vérifier ce qui a été payé exactement.

    o Finances -> Soldes -> Rapport sur les revenus / dépenses -> nom du compte de solde "Revenus perçus sur les tarifs d’inscriptions" ou "Revenus collectés à partir des tarifs de produit du concours". Ces lignes n’apparaissent que s’il y a réellement des montants non perçus.

    o Finances -> Paiements -> Liste de tous les paiements

    o Les mêmes informations peuvent être trouvées et exportées dans un fichier Excel ou csv : Backoffice -> Rapports -> Finances -> Event Finances : overview of not closed events and situation with payments (Finances des événements : vue d'ensemble des événements non clôturés et de la situation des paiements)

    (le rapport comprend une section sur les PAIEMENTS avec 4 rapports détaillés sur tous les paiements (flux d'argent) et les montants à payer inclus dans les paiements avec le payeur et les athlètes, inscriptions et produits associés)

3 – Remboursements non effectués pour les engagements/ inscriptions et les produits

  • Remboursements calculés (basé sur le statut de l'inscription ou du produit) qui n'ont pas encore été remboursés au payeur.
  • Plus d'informations peuvent être trouvées à partir de :
    • Finances -> Caisse -> dans la case « Remboursements » -> sélectionner le filtre "remboursements disponibles" :


      • Cliquer sur « vérification » pour voir le détail du bilan et trouver le statut actuel de l'inscription et ce qu'il est prévu de rembourser.
    • Finances -> Soldes -> descendre et consulter les sous-titres : « Rapport sur les revenus/dépenses » -> nom du compte de solde "Fonds à retourner aux payeurs". Il est possible de configurer les paramètres à l'aide des filtres et de télécharger ensuite le fichier Excel.

    • Les mêmes informations peuvent être trouvées et exportées dans un fichier Excel ou csv : Backoffice -> Rapports -> Finances -> Event finances : overview of not closed events and situation with payments (Finances des événements : vue d'ensemble des événements non clôturés et de la situation des paiements).

      (le rapport comprend une section sur les RETURNS/Remboursements avec 2 rapports détaillés avec tous les remboursements qui n'ont pas encore été effectués)

  • ATTENTION ! Après la publication des résultats, le bouton "PAYER" apparaîtra pour les remboursements non payés. Pour éviter les erreurs, le bouton "PAYER" n'apparaîtra pas avant que tous les résultats ne soient confirmés, ce qui signifie que tous les recalculs ont été effectués et que les clarifications sont terminées. Lorsque l'on clique sur le bouton "PAYER", tous les remboursements sont payés sur le compte à partir duquel l’inscription/le produit a été payé, à l'exception de ce qui suit :
    • Si le payeur doit encore effectuer des paiements, par exemple, si le payeur a 10 EUR sur le solde de remboursement et 15 EUR dans le panier d'achat comme frais non payés, 10 EUR ne seront pas remboursés et resteront sur le solde du payeur jusqu'à ce que les 5 EUR soient payés pour couvrir tous les coûts.
    • Veuillez noter que les montants payés dans le cadre précis d’un concours ne peuvent être utilisés que dans le cadre de ce même concours et ne peuvent être transférés à un autre concours ou à un autre payeur dans le cadre du même concours.

4 – Remboursements versés pour les inscriptions/engagements et les produits

  • Remboursements qui ont étéretournés aux payeurs.
  • Plus d'informations peuventêtre trouvées dans l’onglet :
    • Finances -> Versements ->Raison -> sélectionner dans le filtre "Retours" :

    • Les mêmes informations peuvent être trouvées et extraites dans un fichier Excel ou csv : Backoffice -> Rapports -> Finances -> Event finances (Finances des événements) : overview of not closed events and situation with payments (aperçu des événements non clôturés et de la situation des paiements).

      (le rapport comprend une section sur les PAIEMENTS avec 3 rapports détaillés reprenant tous les paiements et les remboursements qui ont été payés, consultez le rapport intitulé "List of payments with paid out refunds" (Liste des paiements avec remboursements payés) pour avoir les détails).

    • Tous les remboursements effectués sont également enregistrés dans Stripe, car le remboursement est directement lié au paiement initial et peut être retracé dans les rapports Stripe.

5 - Argent utilisé en interne pour les inscriptions et les produits

  • C’est l’argent qui a été versé pour le concours, mais qui, en raison de changements d'épreuve ou de produits, a été utilisé en interne pour couvrir les coûts totaux ou partiels de différentes inscriptions ou produits par rapport au paiement initial. Par exemple, un athlète a payé pour les épreuves 1,3,5 et a ensuite changé les épreuves en 2,4,6. Le montant payé initialement pour les épreuves 1,3,5 sera utilisé pour payer les épreuves 2, 4 et 6. Si les épreuves 2, 4 et 6 sont plus chères, l'athlète devra payer la différence. Si les épreuves sont moins chères, la différence sera remboursée.
    • Avant la date de clôture (lorsque le concours est ouvert aux inscriptions en ligne), les règles applicables aux athlètes en ce qui concerne les modifications des inscriptions et l'utilisation des retours/remboursements sont similaires pour l'ensemble du système Equibel, peu importe l'autorité financière (Ligues ou groupements). Le responsable des inscriptions peut librement annuler des inscriptions, en ajouter de nouvelles, etc. avant la date de clôture, dans les limites maximales fixées par l'autorité responsable des inscriptions. Lorsque des inscriptions sont annulées avant la date de clôture, les payeurs ont droit au remboursement intégral des montants et, en règle générale, le remboursement est effectué le lendemain matin.
    • Cependant, après la date de clôture, il existe des différences dans le fonctionnement du système Equibel en fonction des différentes autorités financières (Ligues ou groupements), ainsi que des différences dans les règles de remboursement des inscriptions dans diverses situations et disciplines. Il existe quelques différences majeures :
    • Dans le cadre de la LEWB et de ses groupements régionaux, toutes les modifications apportées aux inscriptions après la date de clôture et après que les inscriptions ont été transmises au programme du bureau du calcul sont comptabilisées en dehors d'Equibel. Cela signifie que toutes les nouvelles inscriptions et les inscriptions modifiées (changement de cheval ou d’athlète) sont marquées comme "payées en dehors du système Equibel" et qu'il n'y a pas de recalcul automatique des montants à payer sur base des résultats et des changements dans la liste de départ. Ce n'est que dans des cas exceptionnels que les payeurs peuvent avoir des montants supplémentaires à payer dans leur panier d'achat et/ou des remboursements de montants déjà payés en fonction des résultats. Des remboursements peuvent avoir lieu en cas de retraits (withdrawals) autorisés via le montant du « tarif de départ » (partie de l’inscription remboursable) et des frais supplémentaires peuvent être appliqués en cas d'accord avec le payeur sur le fait que ces frais seront payés en ligne.
    • Dans les concours gérés par Paardensport Vlaanderen et ses provinciales régionales, les recalculs des montants totaux sont généralement effectués sur base de l'importation des résultats, en respectant les statuts du résultat des participants tels qu'ils sont enregistrés par le bureau de calcul du secrétariat de terrain. Dans certains cas, lorsque le solde d'un nouveau payeur retourne à 0 via le système du bureau de calcul, les nouvelles inscriptions sont automatiquement marquées "payées en dehors d'Equibel". Dans tous les autres cas, le nouveau calcul est effectué sur la base des montants d’inscription, des montants payés et des statuts des inscriptions. Veuillez noter que l'autorité administrative peut ajouter des frais administratifs supplémentaires pour couvrir les coûts liés au passage d'une épreuve plus chère à une épreuve moins chère, afin de conserver le montant total de l’inscription initiale plus chère.
  • De plus amples informations sont disponibles dans l’onglet ‘Finances » du concours :
    • Finances -> Caisse -> Remboursements -> sélectionner le filtre "A utilisé ou payé des remboursements".
      • Veuillez noter que lorsque le statut d'une inscription est modifié, cela déclenche automatiquement une transaction interne, ce qui signifie qu'il peut y avoir plusieurs transactions associées à une inscription dans le bilan. Par exemple, lorsque le secrétaire de discipline fait passer le statut d’une inscription de ‘participant’ à ‘modifié’, puis en ‘No Show’, puis à ‘withdrawn’, puis à nouveau à ‘participé’, le prix de l'inscription changera en fonction des règles (par exemple, s'il y a des frais de départ et d'inscription définis séparément ou non, si les frais des inscriptions modifiées doivent être remboursés ou non, etc.). Après ces changements, plusieurs transactions et reçus peuvent être émis, car les montants du point de vue des athlètes changent également. Un autre exemple est l'activation ou la désactivation de l'indicateur 'inscription tardive / hors ligne’. Cette manipulation ajoute ou supprime automatiquement l'ajout des frais d'inscription tardive au montant des frais d'inscription. Si cette manipulation est effectuée trois fois, elle donnera lieu à 3 transactions internes.
    • Pour obtenir une liste exacte de tous les remboursements utilisés :
      • Aller dans le Backoffice -> Rapports -> Finances -> Event Finances (Finances des événements) : overview of not closed events and situation with payments -> PAYMENTS section (aperçu des événements non clôturés et situation des paiements -> section PAIEMENTS) ;
      • Filtrer sur le concours spécifique en utilisant éventuellement sa référence si vous ne voulez les données que d’un seul événement ;
      • Extraire la "List of payments and amount of payables for payment" (Liste des paiements et le montant des dettes à payer) (dans Excel).
      • Effectuer les opérations suivantes dans Excel : 1. Appliquer des filtres et filtrer le champ "Type de paiement/Payment type" - prendre tous les paiements WALLET. Sauvegarder le résultat. 2. Appliquer les filtres et prendre les paiements Stripe (Stripe Payment), exclure « Paid to returns » (payé aux retours) dans le champ Statut/ « status » 3. Prendre le total du montant total des dettes (Total payables amount) et le déduire du montant du paiement (champ "Montant/Amount") - la différence représentera le montant qui a été utilisé à partir du solde des retours du payeur. 4. Ajouter les paiements avec le statut « Wallet » / portefeuille qui ont été filtrés à l'étape 1 au montant de l'étape 3.
      • Ce tableau permet d’obtenir le montant qui a été utilisé en interne en se basant sur le tableau du flux de l’argent (transaction) :
        • Dans le tableau Excel, il y a 2 sortes de « types de paiements/Payment type » : Stripe_Connect (paiement via Stripe) et Wallet (panier)

Le paiement par Stripe peut couvrir 100% du montant d’inscription. Par exemple, l'inscription a coûté 20 EUR et la personne a payé 20 EUR. Dans une telle situation, rien n'est utilisé pour cette inscription à partir des retours/remboursements. Une autre option est que l’inscription coûte 16 EUR, mais que 0,50 EUR a été payé dans Stripe (la première ligne de l'image). Cela signifie que 15,5 EUR ont été utilisés à partir des retours/remboursements qui étaient disponibles. Si la comptabilité veut savoir ce qui a été utilisé sur le solde des retours/remboursements, elle doit déduire 0,5 de 16 et obtiendra 15,5. Les paiements de type "Wallet/panier" sont des paiements internes à 100 % - si le montant est de 1 EUR et que le montant à payer est de 1 EUR, cela signifie que 1 EUR a été utilisé à partir du solde des retours/remboursements. Sur la capture d'écran ci-dessus, ce montant de 1 EUR est un produit spécial pour le changement d’épreuve :

    • En vérification complémentaire, si dans la liste "List of payments that are marked as paid to returns (Liste des paiements marqués comme payés via retours/remboursements)" contient des paiements qui ont été confirmés comme ayant été payés, mais sans être lié à une inscription valide. De tels paiements peuvent se produire lorsqu'il y a eu un double paiement pour la même inscription (le payeur a payé au même moment à partir de plusieurs appareils) ou lorsque la confirmation du paiement est arrivée après que l’inscription ait été désenregistrée. Cela peut se produire en cas de paiements tardifs (après minuit au moment de la date de clôture). Ces paiements sont comptabilisés, mais ne sont pas liés à une inscription ou à un produit concret et ne sont donc pas inclus dans la " "List of payments and amount of payables for payment (Liste des paiements et montant dus disponibles au paiement".

6 - Argent non perçu par l'autorité financière

  • Ce sont les revenus provenant des inscriptions/engagements et des produits qui sont disponibles pour versement à partir du bilan de l'autorité financière Stripe (= ligues ou groupements) vers l'IBAN de l'organisation gérant l'événement.
    • Ce montant correspond à la différence entre les inscriptions et les produits perçus et le montant qui a déjà été versé sur le compte IBAN de l'autorité administrative. Par exemple, 3 000 EUR ont été collectés en tout pour un concours et 1 300 EUR ont déjà été retirés/versés par l'autorité sur son compte bancaire IBAN lié. La différence est de 1 700 EUR. Pour avoir une idée de ce qui a été collecté en ligne et du montant qui a déjà été retiré, vous pouvez consulter le rapport "Event finances: payouts from events to financial authority (Financement des événements : paiements des événements à l'autorité financière). Vous pouvez trouver le concours en filtrant sur base de son code de référence et vous verrez tous les paiements déjà effectués et les revenus perçus pour les inscriptions et les produits. Lorsque le versement est effectué vers le compte IBAN, le système n’enregistre pas exactement quel montant de quelle inscription est inclus dans ce versement, parce qu'il est nécessaire de pouvoir toujours rembourser n'importe quel paiement d’inscription. Le montant du retrait de fonds est également flexible, il est possible de retirer n'importe quel montant - c'est également la raison pour laquelle les inscriptions inclues dans les versements ne sont pas comptabilisées en détail.
    • C’est le montant total des paiements confirmés et non remboursés qui est affiché, bien que lorsque l'on clique sur le bouton "PAYER", le montant proposé disponible à être versé peut être inférieur. Cela est dû à la différence de dates de paiement dans STRIPE : paiement confirmé au moment de la demande en question à la différence du montant du paiement réellement disponible au moment où on fait la demande de versement. En général, selon la méthode de paiement (Bancontact, carte, Ideal, etc.), la date de mise à disposition se situe entre 3 et 7 jours ouvrables après la date de confirmation du paiement. Stripe permet de verser uniquement les paiements/montants dont la date de disponibilité est le jour même ou dans le passé.
    • Pour vérifier la date de disponibilité du paiement d’un montant, il faut cliquez sur l’onglet ‘Finances’ du concours -> Paiements -> ouvrir des détails supplémentaires du paiement :

7 - Argent versé à l'autorité

  • Ce sont les revenus provenant des inscriptions et des produits qui ont été versés à partir du bilan de l'autorité financière Stripe (= ligues ou groupements) vers l'IBAN de l'organisation qui gère l'événement ou le compte vers lequel le paiement est programmé.
  • Pour vérifier les paiements sur le compte IBAN des autorités, il faut cliquer sur l’onglet ‘Finances’ -> Versements -> Raison "Part de l'autorité" :

  • Les versements peuvent avoir trois statuts :
    • Payé - le paiement est confirmé et peut être vérifié à partir des extraits de compte IBAN ;
    • En cours de traitement - le paiement est en cours de traitement et sera disponible sur le compte IBAN dans 1 à 2 jours bancaires ;
    • En attente - le paiement est programmé, mais il est en attente de traitement jusqu'à ce que le dernier montant du paiement devienne "disponible" dans Stripe. Ces paiements sont généralement traités dans un délai de 2 à 7 jours bancaires.
  • Pour obtenir une vue d'ensemble des paiements et de la situation des bilans (list of entries and products by status per event - liste des entrées et des produits par statut pour chaque événement), consulter le Backoffice -> Rapports -> Finances -> "Payouts from events to financial authority" (Paiements des événements à l'autorité financière)
    • Sélectionnez un événement en utilisant le code de référence -> vous obtiendrez un aperçu de tous les paiements effectués à partir de cet événement vers le compte IBAN de l'autorité.
    • Veuillez noter que si le statut financier de l'événement est "OPEN/OUVERT", cela peut signifier qu'il n'y a pas encore de montants versés à partir du bilan de l'événement.
    • Les listes "Nombre d’inscriptions et droits perçus par statut d'engagement"/ "Number of entries and collected fees by entry status", "Inscriptions perçues"/ "Collected entry fees" et "Montants des produits perçus"/ "Collected product fees" comprennent tous les revenus perçus sur les inscriptions, dans les événements qui sont terminés et dont les résultats ont été publiés et dans les événements qui sont actuellement en cours ou qui ont été clôturés.
  • Si le statut financier de l'événement est "CLOSED"/"CLOTURÉ", les bilans sont définitifs et il ne peut y avoir aucun changement dans la liste des inscriptions/engagements ou des produits, ni aucune transaction supplémentaire ou remboursement. Si l'état financier de l'événement est "OPEN"/"OUVERT", il peut y avoir des changements dans le statut des inscriptions/engagements, des remboursements et des paiements supplémentaires pour les inscriptions/engagements en retard.

  • Si la ventilation de toutes les inscriptions et de tous les produits qui ont été payés en ligne est nécessaire pour la comptabilité, assurez-vous que l'événement est CLOTURE et allez chercher les listes détaillées dans le rapport.


8 – L’argent de l'autorité n'a pas été versé (un complément est nécessaire)

  • Pour ce point, il n'y a pas de rapport à proprement parlé, il s'agit simplement d'un nombre calculé qui représente la différence entre les dépenses et les fonds disponibles. Cette différence peut se produire si, par exemple, les frais d'inscription à un événement (disons 1000 EUR) ont été versés (ils ne sont plus dans Stripe), mais que l'événement est ensuite annulé et que les athlètes doivent être intégralement remboursés. Dans une telle situation, si le remboursement doit être effectué via Stripe, le montant manquant sera de 1000 EUR et l’autorité financière (Ligues ou groupements) devra rembourser 1000 EUR. Il peut également arriver que des fonds soient retirés, mais que, pour certaines inscriptions/engagements, la décision soit prise de les rembourser partiellement. Dans ce cas également, le système indiquera qu'il n'y a pas assez de fonds pour effectuer le remboursement et que les fonds doivent être réapprovisionnés pour pouvoir effectuer les remboursements.
  • Entre d’autres mots, si le montant est supérieur à 0, cela signifie qu'il n'y a pas assez d’argent sur dans le bilan de l'événement pour payer les remboursements ou pour exécuter l'ordre de versement de fonds sur le compte IBAN de l'autorité.
  • Cette situation se produit lorsque les revenus provenant des inscriptions et des produits ont été versés sur le compte IBAN de l'autorité et que, par la suite, des changements sont intervenus dans le statut des inscriptions ou des produits, ce qui a entraîné l'obligation de verser des remboursements aux cavaliers. Par exemple, une épreuve a été annulée ou le statut d'une inscription est passé de "no show" à "withdrawal" ou a été « modifié/changed ».
  • Cliquez sur le bouton Payer pour renflouer le bilan de l'événement.

9 - Renflouement des fonds par l'autorité (recharge effectuée)

  • Une fois que la recharge a été effectuée pour couvrir les fonds manquants, la recharge sera indiquée comme ayant été versée.
Avez-vous trouvé une réponse à votre question? Merci pour vos commentaires! Il y a eu un problème pour soumettre vos commentaires. Veuillez réessayer plus tard.