Résumé du bilan d’un événement/concours par client/utilisateur - indicateurs principaux

Dans cet article, les principaux indicateurs du récapitulatif du bilan sont expliqués à l'aide de quelques exemples. L'autorité administrative de l'événement peut accéder au récapitulatif du bilan d’un concours via le tableau de bord en cliquant sur Finances (Caisse) et via l’onglet Finances des concours (Panier et paiements -> Finances des concours - Soldes) sur le profil de l'utilisateur. Le résumé du bilan sur le profil de l'utilisateur est une version simplifiée du résumé dont dispose l'autorité administrative.

Le récapitulatif du bilan est un rapport de type financier (comptable) qui comprend les informations suivantes :

1. Le nom de l'utilisateur responsable des enregistrements et des paiements des inscriptions et des produits ou services du concours. L'utilisateur peut être différent des athlètes participant aux concours.

2. Les noms des athlètes et des chevaux avec des liens vers les formulaires d'inscription.

3. Liste des inscriptions/engagements et des produits avec les détails suivants : code de l’épreuve, nom de l’épreuve, statut de l'inscription/engagement, date et heure de l'inscription/engagement. Les mêmes informations sont aussi disponibles pour les produits et les services.

4. Pour chaque inscription/engagement ou produit, les montants à payer/remboursements sont indiqués, y compris le montant dû, le montant payé, le montant à rembourser ou déjà remboursé et le montant total calculé du coût de l'inscription/engagement. La signification des indicateurs utilisés est expliquée dans l'#Exemple-2-Remboursements partiels pour les participations avec un statut « withdrawn » et pour les inscriptions/engagements non payés

5. Pour chaque inscription/engagement, les gains sont indiqués, bien que ces gains soient payés en dehors d'Equibel, par virement bancaire traditionnel. Pour les gains, 3 indicateurs sont disponibles : le montant prévu non versé, le montant payé et le total. La signification des indicateurs utilisés est expliquée plus en détail dans l'#Exemple-3-gains-comptabilisés

6. En se basant sur des sommes à payer et des gains prévus ainsi que les statuts des paiements et des versements (à l'exclusion des remboursements, tous les remboursements sont présentés sous forme de montants cumulés sous les totaux). Les soldes suivants sont calculés pour chaque inscription/engagement ou produit :

Solde à payer - il s'agit des obligations contractées par les parties (que ce soit un client/utilisateur/athlète ou une autorité administrative) en lien avec l'inscription/engagement, qui restent dues et doivent être payées ou remboursées à court terme. Un solde négatif signifie que l'autorité responsable du concours doit payer quelque chose au client tandis qu’un solde positif signifie que le client doit payer quelque chose à l'autorité. Si la valeur est manquante = 0, cela signifie que tout est réglé (versement et remboursement) pour l'inscription/engagement.
Solde net actuel - montant net perçu (payé) par le client pour l'inscription/engagement au moment présent.
Solde net projeté - montant net en tant que revenu ou perte projetée pour l'inscription/engagement après que tous les montants non payés aient été versés et que tous les gains aient été payés. Un montant positif signifie des bénéfices liés à l'inscription/engagement (les montants des inscriptions/engagements après avoir été perçus dépassent les gains), un solde négatif signifie des pertes liées à l'inscription (les gains après avoir été versés dépassent le montant reçu des inscriptions/engagements).

7. Totaux pour tous les indicateurs des montants à payer, des gains et des soldes.

Veuillez noter que si les inscriptions ou les produits sont payés en externe, les montants sont retirés du bilan de l'événement et n'apparaissent donc pas dans le tableau récapitulatif. Les exceptions sont les inscriptions/engagements pour lesquelles des gains ont été attribués. Dans ce cas, seuls les gains seront comptabilisés. Il peut également y avoir des inscriptions/engagements auxquels des dettes payées étaient liés, et sans tenir compte du fait que l'inscription/engagement est à ce moment-là marqué comme payée en externe ou non. Ces inscriptions figureront également dans le tableau récapitulatif.

Exemple 1 : Inscriptions non payées - l'inscription est enregistrée, mais non payée

Il y a 1 inscription pour l’épreuve 7 qui coûte 19 EUR.
Le statut de l'inscription est "éngagé/inscrit", ce qui signifie que la commande a été passée, mais qu'elle n'a pas encore été payée ; l'inscription n'est donc pas considérée comme définitive (confirmée).

Aperçu des montants comptabilisés pour l’inscription sur la première ligne :

1. James Abbott a l'obligation de payer 19 EUR pour l’épreuve 7 avec le cheval XXX.

2. Rien n'a encore été payé pour cette inscription.

3. Rien n'a été remboursé par rapport à cette inscription.

4. Le coût total de l'inscription pour l’épreuve 7 avec le cheval XXX pour James Abbott est de 19 EUR.

5. Le solde à payer pour l'inscription est de 19 EUR (non payé, mais comptabilisé comme un revenu à destination de l’autorité financière du concours).

6. Rien n'est comptabilisé comme solde net actuel, car rien n'a été réellement versé.

7. Le solde net projeté est de 19 EUR. Il s'agit du montant qui sera comptabilisé comme revenu à destination de l’autorité financière après avoir été versé par le client.

Aperçu des totaux sur la dernière ligne :

8. James Abbott doit payer un montant de 19 EUR à l'organisateur.

9. Rien n'a été versé par James Abbott pour le concours jusqu'à présent.

10. Représente le montant total comptabilisé pour tout ce que James Abbott doit payer = 19 EUR.

11. Le solde à payer de James Abbott est de 19 EUR - ce montant doit être payé au concours pour couvrir les inscriptions.

12. Le solde net actuel est de 0 EUR - rien n'a été versé par le client.

13. Le solde net prévu est de 19 EUR. C'est le montant qui est comptabilisé comme revenu pour l’autorité financière après avoir été versé par le client.

Exemple 2 : Retours/remboursements partiels pour les inscriptions avec le statut « withdrawn » et montants non payés pour de nouvelles inscriptions

Il y a au total 4 inscriptions comptabilisées pour le payeur James Abbott :

Epreuve 1a avec le cheval XXX : le statut actuel est « withdrawn ». Une inscription avec le statut administratif « withdrawn » signifie que le tarif d’inscription (non-remboursable) (dans ce cas 10 EUR) doivent être payés. Le montant de l'inscription avec le statut « withdrawn » est donc de 10 EUR.
Epreuve 4 avec le cheval XXX : inscription avec participation (inscription avec résultat). Le prix total de l'inscription avec résultat est de 32 EUR.
Epreuve 1a avec le cheval YYY : le statut actuel est withdrawn. Une inscription avec statut « withdrawn » signifie que le tarif d’inscription (non-remboursamble) (dans ce cas 10 EUR) doit être payé. Le montant de l'inscription avec statut « withdrawn » est donc de 10 EUR.
Epreuve 4 avec le cheval YYY : participation (inscription avec résultat). Le prix total de l'inscription avec résultat est de 32 EUR.

#Aperu-des-montants-comptabiliss-pour-les-inscriptions-avec-le-cheval XXX (1-9)

#Aperu-des-montants-comptabiliss-pour-toutes-les-inscriptions-totaux (10-16)

#Aperu-de-la-comptabilit-des-retoursremboursements-totaux (17-20)

#Aperu-des-totaux (21-26)

Aperçu des montants comptabilisés pour les inscriptions avec le cheval XXX dans les épreuves 1a et 4 :

1. James Abbott a payé 32 EUR pour l’épreuve 1a avec le cheval XXX.

2. James Abbott a droit à un remboursement de 22 EUR (c’est la partie « tarif de départ » pour l’épreuve 1a). 22 EUR sont comptabilisés dans le solde des retours/remboursements pour James Abbott.

3. Le coût total de l'inscription de James Abbott pour l’épreuve 1a avec le cheval XXX est de 10 EUR.

4. Le solde net actuel pour l'inscription est de 10 EUR (déjà payés et comptabilisés comme un revenu pour l’autorité financière du concours).

5. Le solde net prévu est de 10 EUR. Le solde net projeté (prévisionnel) est identique au solde net actuel car il n'y a plus de montant qui doit encore être payé.

6. James Abbott doit encore payer un montant de 32 EUR pour l’épreuve 4 avec le cheval XXX. Ce montant dû est comptabilisé et facturé dans le panier de James Abbott.

7. Le coût total pour James Abbott et les revenus pour l'autorité responsable du concours s'élèvent à 32 EUR.

8. Le solde à payer pour l'inscription est de 32 EUR. Un montant positif signifie que ce montant est comptabilisé comme un revenu pour l'autorité.

9. Le solde net projeté (prévisionnel) pour l’inscription est de 32 EUR. Ce montant représente les revenus prévus (futurs) de l'autorité responsable du concours après que James Abbott a effectué le paiement des inscriptions.

Aperçu des montants comptabilisés pour toutes les inscriptions (totaux) :

10. James Abbott a un total de 64 EUR comptabilisés comme montants restant à payer (2X inscriptions dans l’épreuve 4 avec 2 chevaux différents) : 32 EUR + 32 EUR.

11. James Abbott a payé un total de 64 EUR pour 2 participations à l’épreuve 1a avec 2 chevaux différents (XXX et YYY).

12. 44 EUR sont comptabilisés dans le montant ‘retourné’ (remboursé) de James Abbott. Ce montant provient des 2 inscriptions payées pour l’épreuve n° 1. 22 EUR + 22 EUR ont été placés dans le montant retourné et sont actuellement disponibles pour être utilisés pour payer d'autres inscriptions dans le même concours (indicateur n° 17).

13. Le total de tous les montants à payer par James Abbott est de 84 EUR, dont 10 EUR X 2 pour 2 inscriptions avec le statut « withdrawns » dans l’épreuve 1a et 32 X 2 pour deux inscriptions avec résultats dans l’épreuve 4.

14. Le solde à payer par James Abbott (montant à payer pour les inscriptions) est de 64 EUR.

15. Le solde net actuel est de 20 EUR, il comprend les paiements confirmés pour les 2 inscriptions avec statut « withdrawn ». Veuillez noter que les 2 inscriptions avec résultats (total de 64 EUR) ne sont pas incluses car les montants totaux n'ont pas été confirmés comme payés.

16. Le solde net projeté (prévisionnel) pour l'autorité du concours est de 84 EUR. Une fois tous les montants réellement payés, ce montant constituera le revenu allant à l’autorité.

Aperçu de la comptabilité des retours/remboursements (totaux) :

17. James Abbott dispose de 44 EUR sur le solde de ses retours/remboursements disponibles. Ce montant est comptabilisé dans le solde des retours et peut être utilisé pour payer des inscriptions et des produits dans le cadre du même concours. 22 EUR proviennent de l’épreuve 1a avec le cheval XXX et 22 EUR proviennent de l’épreuve 4 avec le cheval YYY. Les retours sont comptabilisés parce que le client a payé 32 EUR pour des inscriptions dans l’épreuve 1a, mais le montant de l’inscription dans l’épreuve 1a a été modifié à 10 EUR en raison du changement du statut de l’inscription en "withdrawn". C’est la même chose pour l’épreuve 4.

18. Il n'y a pas de retours/remboursements payés ou utilisés. Une fois que les 44 EUR auront été utilisés pour couvrir partiellement les coûts des inscriptions dans le panier, le montant de 44 EUR sera déplacé du solde des retours (retours disponibles) vers le solde des retours payés ou utilisés (la colonne directement sur la droite).

19. Indique que 44 EUR sont comptabilisés sur le solde des retours.

20. Indique que le solde net actuel des retours est de 44 EUR (montant payé par le client et disponible à être utilisé dans le même concours).

Aperçu des totaux :

21. James Abbott doit payer 20 EUR à l'organisateur. Le montant de 20 EUR est calculé comme suit : 32 EUR + 32 EUR = 64 EUR (frais pour 2 inscriptions dans l’épreuve 4) - 44 EUR (montant retourné/remboursé pour les 2 inscriptions de l’épreuve 1a) = 20 EUR

22. Représente le montant déjà versé/payé par James Abbott = 64 EUR.

23. Représente le montant total de tous les montants dus pour les 4 inscriptions comptabilisés pour James Abbott. Calculé comme suit : 10 EUR + 10 EUR + 32 EUR + 32 EUR

24. Le solde à payer par Jacques Abbott est de 20 EUR - ce montant doit être versé au concours pour couvrir les montants dus.

25. Le solde net actuel est de 64 EUR - il s'agit du montant déjà versé/payé par le client.

26. Le solde net projeté est de 84 EUR - il s'agit du revenu total final pour l'autorité du concours provenant des commandes de James Abbott dans ce concours, après que tous les montants dus ont été payés.

Exemple 3 : gains comptabilisés

37 EUR prévus comme gains financiers et ne sont pas indiqués comme payés. La mention "Impayé" signifie que le paiement n'est pas confirmé dans le rapport des gains dans l’onglet « Finances ».
Le total des gains attribués pour le résultat sportif de l'inscription est de 37 EUR.
Le solde à payer est négatif et s'élève à 37 EUR. Cela signifie que l'autorité responsable du concours doit verser 37 EUR au bénéficiaire des gains.
Le solde net actuel de James Abbott est de 32 EUR - il s'agit du montant versé au concours pour payer l’inscription, qui est considérée comme un revenu pour l'autorité.
Le solde net projeté (prévisionnel) est de -5 EUR. Il est calculé comme le solde à payer en ajoutant le solde net actuel : -37 EUR + 32 EUR = -5 EUR (il s’agit du résultat total final pour l'autorité après le paiement des gains).

Exemple 4 : inscription payée et désinscrite avec remboursement intégral au client

James Abbott a payé son inscription pour l’épreuve 2 avec le cheval XXX.
A un moment donné, l'inscription a été désengagée/désinscrite et le montant payé a été intégralement remboursé.

Les paiements et les retours/remboursements sont comptabilisés comme suit :

1. Un montant de 17 EUR a été payé pour l’épreuve 2.

2. Un montant de 17 EUR a été retourné/remboursé pour l’épreuve 2.

3. Un montant de 17 EUR a été remboursé ou utilisé dans une autre épreuve du concours. Pour autant qu’il n'y ait pas d'autres montants à payer, ce montant a été remboursé au payeur.

4. Le total des montants non payés pour James Abbott dans ce concours est de 0 EUR.

5. Le total des montants payés (après paiement des retours/remboursements) est de 0 EUR et le total des coûts de toutes les inscriptions est également de 0 EUR.