Recrutement des officiels: tutoriel

Le module de recrutement des officiels permet de définir les fonctions d'officiels ouvertes dans un concours, de fixer des critères de base minimum, d'ouvrir l'appel à candidatures pour les officiels et de les traiter. Dans cet article, nous vous proposons un résumé des fonctionnalités de recrutement des officiels et la description du processus.

#Étape 1. Configurer l'événement pour qu'il utilise le recrutement et les compensations

#Étape 2. Créer un planning de recrutement

#Étape 3. Assigner un coordinateur à l'événement pour gérer le planning et les candidatures

#Étape 4. Candidature pour un poste dans l'événement

#Étape 5. Possibilités de notifications transactionnelles (emails)

#Étape 6. Marquer un candidat comme préféré

#Étape 7. Résoudre les candidatures

#Étape 8. Attribution automatisée d'un rôle pour les officiels avec les candidatures sélectionnées

#Étape 10. Clôture du recrutement de l'événement

Description du processus étape par étape

Étape 1. Configurer le concours afin d'utiliser les modules de recrutement et de défraiement

Les paramètres pour indiquer que le concours utilise le module de recrutement se trouvent sous Actions -> Modifier le concours -> section Services sur la page de modification du concours.

La case à cocher "Utiliser l'appel à candidatures des officiels" sera active si la ligue/groupement utilise cette fonctionnalité.

Lorsqu'elle est cochée, veuillez également ajouter un e-mail et d'autres données contacts pour que les officiels puissent vous contacter en cas de questions. Ces informations seront utilisées dans les e-mails envoyés aux officiels comme coordonnées en rapport avec leurs candidatures.

La case à cocher "Le concours prévoit de défrayer les officiels" gère le module de défraiement qui autorise la soumission des demandes de défraiement après la fin du concours. Cette case sera active si l'organisation agissant en tant qu'organisateur administratif (ligues/groupements) du concours utilise le module de défraiement.

Les deux cases (paramètres et contacts) sont clonables.

Implications des paramètres :

Lorsque le concours utilise le module de recrutement des officiels, ce concours apparaîtra dans le calendrier des Officiels et l'administrateur pourra spécifier les postes d'officiels (fonctions) ouverts à l'appel à candidatures.
Lorsque le concours utilise le module de défraiement :
- Un onglet "Défraiements" apparaîtra sur la page du concours -> Bouton Finances (à côté des gains).
- Les attributions des officiels du concours seront accessibles pour les demandes de défraiement, à moins qu'une fonction spécifique d'un officiel ne soit indiquée comme étant exclue du système de défraiement via le système.

Étape 2. Créer la répartition pour l'appel à candidatures des officiels

La répartition pour l'appel à candidatures des officiels définit quelles fonctions seront ouvertes aux candidatures et pour quelles dates du concours. Dans la répartition des officiels, il est également possible de contrôler si les officiels peuvent déjà poser leur candidature pour ce concours ou non, et de déterminer d'autres paramètres.

La répartition des officiels peut être gérée pour un concours en particulier depuis la page de gestion du concours -> Contacts et Officiels -> bouton "Gérer la répartition" :

Alternativement, pour une mise à jour massive de plusieurs concours, cliquez sur l'onglet Officiels, recherchez les concours à gérer via les filtres (disciplines, organisateur administratif, niveau), sélectionnez-les et cliquez sur "Gérer la répartition" :

Étapes rapides pour configurer la répartition des officiels :

Modifiez le statut de la visibilité du module de recrutement sur "Public".
Décidez si la liste des candidats doit être cachée des autres officiels et indiquée comme uniquement visible pour les gestionnaires administratifs.
Sélectionnez le modèle* de l'équipe d'officiels et vérifiez pour quelles dates le modèle doit être appliqué.

*Le modèle de l'équipe d'officiels est configuré dans le Backoffice et inclut toutes les fonctions nécessaires pour la discipline, le niveau et l'organisation administrative (Ligues/Groupements) de ce concours. Si le modèle est utilisé, toutes les fonctions seront préremplies. Les fonctions préremplies peuvent être supprimées, mais leurs conditions ne peuvent pas être modifiées, par exemple, les règles en matière de vérification de licence et des qualifications/formations éligibles. De plus, le nom de la fonction doit rester tel qu'il est dans le modèle.

Autres fonctionnalités :

Le système permet de marquer que le recrutement de l'équipe d'officiels est terminé, ce qui signifie qu'aucune autre candidature ne sera acceptée et que le statut du recrutement sera marqué comme clôturé.
Capacité d'inclure un message public qui sera visible :
- Sur la fiche du concours dans le calendrier des Officiels
- Sur le module de recrutement dans Contacts et Officiels sur la page du concours
Option d'ajouter un message interne visible uniquement pour les gestionnaires administratifs.
Capacité de choisir et de préremplir des fonctions uniques dans un concours. Cette fonctionnalité fonctionne de manière similaire à un modèle, mais permet la sélection de fonctions spécifiques. Elle est particulièrement utile pour les journées de formation et les concours avec une équipe d'officiels limitée, où certains rôles ne sont pas nécessaires ou pour des concours particuliers où des fonctions spécifiques seront nécessaires.

Étape 3. Assigner un coordinateur au concours pour gérer la répartition et les candidatures

Dans le concours, il est possible d'assigner des rôles spéciaux à des utilisateurs pour leur donner accès à certaines fonctionnalités pour gérer le recrutement de ce concours.

Deux rôles peuvent être utilisés :

Coordinateur du recrutement des officiels - permet une gestion complète du recrutement du concours, y compris le changement des paramètres de répartition, l'ajout et la gestion des candidatures et des recommandations des officiels ayant posé leur candidature.
Représentant de club - a des droits limités pour voir les candidats et ajouter des recommandations pour les officiels qu'il préfère.

Pour ajouter ces rôles : Page du concours -> Contacts et Officiels -> Ajouter un officiel -> Ajouter un officiel dans le concours et lui attribuer le rôle choisi.

Étape 4. Candidature pour une fonction du concours

Lorsqu'un utilisateur soumet une candidature pour une fonction dans le concours, les vérifications automatisées suivantes seront appliquées :

Validité de l'affiliaction (01) ou de la licence - pour la plupart des fonctions d'officiel, les critères sont définies comme dans le modèle.
- Il existe des exclusions, par exemple, pour les secrétaires de juge de dressage et d'autres fonctions spéciales, où la licence ou l'affiliation n'est pas vérifiée.
- Lorsque la candidature est soumise en novembre-décembre pour l'année suivante, la validité de la licence sera vérifiée en fonction de la licence de l'année en cours.
Validité des qualifications/formations (fonctions d'officiels), par exemple, Juge de Dressage N1, N2, Steward de Saut d'obstacles N1 - ces critères sont également définie dans le modèle et affichés sur la page du concours -> Contacts et Officiels -> module de répartition des officiels.
Affiliation de l'officiel à un certain groupement, basé sur une affiliation valide (01) ou une licence - c'est un type spécial de vérifications qui peut être utile pour certains groupements régionaux qui utilisent ce type de restrictions. Ça doit également être configuré dans les modèles.

Lorsque le gestionnaire administratif soumet une candidature, il aura la possibilité de contourner toutes les restrictions et de soumettre une candidature au nom de l'officiel.

Étape 5. Différentes formes de notifications et d'e-mails

Un officiel recevra un aperçu complet des changements dans ses candidatures chaque matin. Ce sera envoyé dans un seul e-mail contenant tous les changements effectués la veille.

Voici un exemple de l'e-mail :

Si c'est configuré, le gestionnaire administratif peut recevoir un résumé de toutes les candidatures non traitées et des réserves pour les concours à venir. Ce type de notification sera envoyé à un adresse e-mail spécifique, comme l'e-mail d'application pour les officiels de Dressage à la LEWB ou Paardensport Vlaanderen.
Si c'est configuré, la personne ayant un rôle particulier dans le concours (coordinateur ou représentant de club) peut recevoir un e-mail lorsque quelqu'un soumet une candidature, lui permettant d'indiquer une préférence pour cette candidature.
Il s'agit actuellement d'une fonctionnalité optionnelle, mais elle peut être ajoutée après le déploiement s'il y a une demande pour cette fonctionnalité.

Étape 6. Indiquer une préférence pour la candidature d'un officiel

Cette fonctionnalité est exclusivement accessible aux coordinateurs du recrutement des officiels du concours, aux représentants du club et aux gestionnaires administratifs dans les ligues et groupements. Son but est d'indiquer une préférence pour la candidat d'un officiel pour intégrer l'équipe d'officiels du concours.

Pour marquer une préférence sur une candidature, allez dans la Liste des Candidatures dans la section de Répartition des Officiels. Ensuite, cliquez sur le bouton "Préféré" à gauche de la section de l'officiel:

L'indicateur de préférence peut être activé ou désactivé au besoin. Les préférences sont établies par candidatures spécifiques pour une fonction particulière et une date de concours.

Étape 7. Traiter les candidatures

Les candidatures doivent être traitées par les gestionnaires administratifs et/ou les coordinateurs de recrutement du concours.

Une candidature est considérée comme non traitée (l'officiel attend encore une décision définitive) lorsque le statut est CANDIDATURE ou RÉSERVE. Les statuts finaux sont Choisi, Non sélectionné et Retrait.

Les statuts et leur signification dans le système sont les suivants:

Afin de faciliter la prise de décision dans le processus de sélection des candidats, la Liste des Candidatures offre les outils suivants :

Chevauchements - Cette fonctionnalité affiche les chevauchements de candidatures pour la même date, y compris le statut de la candidature et les détails spécifiques du concours et de la fonction. Dans la capture d'écran ci-dessous, l'officiel a choisi une fonction dans un concours se déroulant à la même date.

Statistiques d'attribution de l'officiel - Ce rapport résume les candidatures pour l'année précédente et l'année en cours. Il fournit un aperçu des candidatures où il a été désigné pour officier et du nombre total de candidatures, ainsi que du nombre de concours où l'officiel a officié ou a été choisi.

Pour les candidatures, il est également possible de voir le commentaire laissé par l'Officiel ainsi que la note interne qui peut être ajoutée par le gestionnaire administratif.
Nous stockons et montrons l'aperçu complet de toutes les actions effectuées sur la candidature : changements de statut et la personne qui a effectué les changements.
Il y a également un accès aux données de l'officiel au niveau de sa licence en cours de validité, ses assurances et ses coordonnées.

Étape 8. Ajout automatique de la fonction des officiels avec des candidatures sélectionnées dans le concours concerné

Une action automatique a été mise en place pour les candidatures sélectionnées. Cette action ajoute automatiquement la fonction d'officiel dans le concours en question pour les officiels dont la candidature a été validée dans le module de recrutement.

La fonction sera automatiquement supprimée si le statut de l'attribution de l'officiel change de 'Choisi' à tout autre statut.

La fonction attribuée est utilisée au sein du système pour les objectifs suivants :

Certaines fonctions peuvent se voir accorder des permissions spécifiques pour accéder à la Masterlist, au tableau de bord ou à d'autres fonctionnalités liées à leur fonction.
Les fonctions sont visibles par les athlètes et d'autres utilisateurs, tandis que la répartition des officiels restent cachées. La visibilité d'une fonction permet d'afficher des informations publiques sur l'équipe des juges et des autres officiels, qui devraient généralement être publiques dans l'avant-programme.
Pour les concours/organisateurs administratifs utilisant le système de reporting des concours, certains officiels sont tenus de remplir et de soumettre des rapports de concours ou des évaluations. La fonction est nécessaire pour gérer l'accès aux fonctionnalités de reporting.

Étape 10. Clôture du recrutement des officiels du concours

Si tous les postes ont été pourvus et qu'aucun autre candidat n'est attendu, il est possible de marquer que l'équipe est complète et, si nécessaire, d'ajouter une note publique supplémentaire sur le statut de la répartition du concours :

Après que l'équipe du concours soit indiquée comme finalisée, aucune autre candidature ne sera acceptée.