Les défraiements des officiels: tutoriel

Le module de défraiement simplifie le processus de versement des défraiements aux officiels impliqués dans l'organisation des concours. Ce module ne peut être utilisé qu'en lien avec le module de recrutement car il nécessite un aperçu des fonctions des officiels par jour de concours. Voici un tutoriel qui explique les fonctionnalités et la description du processus de défraiement des officiels.

Description du processus étape par étape

Étape 1. Notifications automatiques aux officiels

Après la fin du concours, tous les officiels ayant des fonctions avec défraiement recevront un rappel automatique les informant de la possibilité de soumettre leur demande de défraiement.

Étape 2. L'officiel soumet une demande de défraiement

Toutes les demandes de défraiement non soumises peuvent être trouvées sous le profil de l'officiel dans la section "Fonctions en concours".

Pour certaines organisations, telles que Paardensport Vlaanderen et toutes les provinciales sous Paardensport Vlaanderen, il est  nécessaire que l'officiel sélectionne ses options de défraiement pour l'ensemble de l'année. L'option de défraiement sert de cadre légal sous lequel le défraiement est versé. Cela peut impliquer une procédure de facturation ou du bénévolat. Les options de défraiement sont numérotées : option 1A, option 2, option 3 et option 4. Il y a aussi l'option d'officier en concours gratuitement, qui est l'option 5.

Lors de la soumission d'une demande de défraiement, l'officiel devra fournir un contact/des coordonnées pour le paiement, qui peut être une organisation pour la facturation ou une personne physique pour toutes les autres options.

Étape 3. Calcul des montants

Les montants sont calculés sur la base de règles prédéfinies pour le défraiement . Des taux par jour pour le défraiement et des conditions spécifiques pour les frais de transport peuvent être définis pour chaque option, fonction d'officiel, type de concours (national, communautaire, régional) et organisateur administratif. Il existe également une disposition pour verser un montant supplémentaire pour certaines fonctions qui peuvent impliquer des heures supplémentaires de prestation.

L'officiel doit fournir des données sur le nombre de kilomètres parcourus et tout défraiement supplémentaire demandé.

Pour l'option 3 (facture), une facture doit être fournie. Le document n'est pas nécessaire si l'organisateur administratif (Ligues/Groupements) et l'entreprise/l'indépendant émettant la facture utilisent le réseau Peppol.

L'officiel soumet la demande de défraiement . Après la soumission, l'officiel ne peut pas modifier ou supprimer la demande. Pour toutes les modifications, il doit alors contacter l'organisateur administratif (Ligues/Groupements).

Étapes 4-7. Traiter les demandes de défraiement

Le gestionnaire administratif du concours (cela peut également être fait via la boîte mail de la discipline et de l'organisateur) reçoive chaque matin un e-mail spécifiant les demandes soumises et non traitées. Les demandes non traitées peuvent également être trouvées dans le Backoffice -> Interface des demandes de défraiement (Compensation claims).

Les demandes de défraiement peuvent être accessibles via la page du concours -> Finances -> Défraiements -> Défraiements soumis et traités.

Suivez les étapes suivantes pour traiter la demande de défraiement :

1. Vérifiez si les calculs du défraiement sont corrects et dans les limites autorisées. Vous trouverez toutes les informations sur l'écran pour la demande.
2. Approuvez la demande et générez les paiements. Vous pouvez soit utiliser une action unique (une par une) pour approuver la demande et générer le paiement, soit l'action de masse. La génération du paiement peut prendre un certain temps car un document pdf doit être créé.
3. Pour l'organisateur administratif (Paardensport Vlaanderen) qui utilise une connexion automatisée avec le système de comptabilité (Adfinity), tous les paiements générés seront automatiquement transmis à la comptabilité. Les factures doivent être vérifiées et gérées en dehors du système.
4. Pour les organisateurs administratifs qui n'utilisent pas de connexion API avec le système de comptabilité, téléchargez le fichier SEPA ou le fichier excel et transférez-le à la comptabilité.
5. Marquez toutes les demandes transférées comme finalisées. Pour l'organisateur administratif utilisant une synchronisation automatisée, les paiements seront marqués comme finalisés automatiquement. Les factures doivent être marquées comme finalisées suivant le processus des factures (manuellement).

Statuts des demandes de défraiement

Transition entre les statuts

Étape 8. Les officiels peuvent vérifier les statuts de leurs demandes depuis leur profil et obtenir un aperçu des statistiques

Les officiels peuvent suivre les statuts de leurs demandes depuis leur profil -> section Mes fonctions en concours -> Attributions passées.

De plus, sous la section Officiels, il est possible de vérifier les montants totaux des défraiements par option, organisateur administratif ou concours.

Les organisateurs administratifs (Ligues/Groupements) peuvent aussi voir la même chose via le Backoffice -> Interface des statistiques de défraiement (Compensation statistics).