Créer un nouvel évènement

Dans cet article, nous décrivons les règles de base pour ajouter un événement au calendrier, y compris un aperçu détaillé du formulaire d'édition de l'événement.

Lignes directrices générales :

Un événement est ajouté au calendrier par un organisateur administratif.
Pour créer un nouvel événement, les données minimales requises comprennent le nom, l'organisateur administratif, la discipline, le niveau, la région, la date de début, la date de fin, la date de fin des inscriptions en ligne et le lieu.
Une fois qu'un événement est enregistré (en mode brouillon), il n'est pas possible de changer l'organisateur administratif et la discipline.
Dès qu'au moins une inscription est enregistrée, il devient impossible de modifier les frais d'inscription, de supprimer des épreuves avec des inscriptions (seules les annulations sont autorisées).
Si l'événement utilise un service de paiement (où les athlètes paient pour les inscriptions en ligne), veuillez vous assurer que la fonctionnalité de paiement est activée avant d'ouvrir l'événement aux inscriptions.

Astuces :

Si la date, le lieu ou tout autre paramètre change après la publication de l'événement dans le calendrier, utilisez le champ d'alerte pour informer les utilisateurs des changements. Après l'approbation de l'horaire, il est déconseillé de modifier les dates de l'événement, la dernière date d'inscription et/ou les dates de début des inscriptions en ligne.
Vous pouvez intégrer les noms des sponsors dans la description de l'événement.
Vous êtes autorisé à inclure des emojis dans vos textes et même dans le nom de l'événement. 🍂 🍁 🍄 🎄☃️
Dans le formulaire de l'événement, nous donnons la possibilité d'inclure des limites maximales globales pour les inscriptions. Cela comprend le nombre total d'inscriptions, le nombre maximum de chevaux par athlète et le nombre d'athlètes. Ces limites s'appliquent à l'ensemble de l'événement. Généralement, le nombre maximal d'inscriptions est utilisé. Cependant, si vous souhaitez accueillir plus d'athlètes, vous pouvez également utiliser le nombre maximal de chevaux par athlète, en plus du nombre maximal d'inscriptions.
Il est recommandé d'utiliser la date de début d'inscription publique uniquement lorsque cela est jugé nécessaire, comme pour les événements très recherchés. Pour les athlètes, il serait plus avantageux de soumettre leur inscription dès qu'ils décident de participer, plutôt que d'être contraints de revenir sur le site Web ultérieurement.
Lorsqu'il y a des inscriptions (confirmées ou non confirmées), il est déconseillé de modifier la difficulté et les règles de la compétition sans en informer personnellement les athlètes. Les athlètes ne recevront aucune notification automatique concernant les changements de l'avant-programme !

Aperçu du formulaire de modification de l'événement

#Informations-generales

#Limites-pour-les-inscriptions-en-ligne

#Date-et-lieu

#Contacts

#Services

#Liens-externes-et-alerte-devenement

Informations générales

Champs dans le formulaire de modification de l'événement:

Exemple de la manière dont les informations générales sont affichées sur la page de l'événement :

Définitions des champs :

Nom - sera affiché dans le calendrier, synchronisé avec les systèmes de résultats en ligne. Plusieurs normes peuvent s'appliquer, par exemple, nom du club hôte | organisateur | niveau de l'événement. Pour les grands concours traditionnels, un nom de marque peut être utilisé. Le nom peut toujours être modifié. Le nom est obligatoire.
Description - affichée dans la vue détaillée dans le calendrier et sur la page de l'événement. La norme est de 2 à 3 phrases avec les informations les plus importantes. Des liens vers des sites externes peuvent être ajoutés. La description peut toujours être modifiée.
Autorité - peut être une ligue ou l'une des organisations provinciales affiliées aux ligues. Recherche par nom ou numéro de licence de l'organisation. L'organisateur financier sera déterminé automatiquement en fonction des paramètres de l'organisation sélectionnée. Pour les organisations provinciales du Paardensport Vlaanderen, l'organisateur financier est toujours le Paardensport Vlaanderen. Pour la LEWB - les organisations régionales agiront en tant qu'organisateurs financiers eux-mêmes lors de l'affichage d'un événement aux utilisateurs, l'organisateur administratif est affiché avec le club organisateur hôte. L'organisateur administratif ne peut pas être modifié après la création de l'événement.
Discipline - une discipline par événement peut être sélectionnée. La discipline ne peut pas être modifiée après la création de l'événement.
Niveaux d'épreuve - au moins un niveau doit être sélectionné. Des événements avec plusieurs niveaux différents, par exemple national et communautaire, peuvent être mis en place, si les réglementations le permettent.
Séries/challenges - un ou plusieurs challenges peuvent être sélectionnées, si l'événement comprend au moins une compétition avec challenge. Seuls les challenges liés à la discipline sélectionnée seront proposés.

Limites pour les inscriptions en ligne

Exemple de la façon dont les limites sont affichées sur la page de l'événement et dans le formulaire d'inscription:

La fonctionnalité de limites d'inscription est décrite de manière plus détaillée ici
Veuillez noter : Pour le nombre maximum d'athlètes et le nombre maximum d'inscriptions, l'inscription n'est comptabilisée que si elle est confirmée (payée). En plus du formulaire d'inscription, ces limites sont également vérifiées dans le panier d'achat car l'utilisateur peut essayer de faire plus d'inscriptions qu'il n'y a de places disponibles. Dans ce cas, l'utilisateur devra choisir quelle inscription sera payée.

Date et lieu

Exemple de la façon dont les dates et les détails de localisation sont affichés sur la page de l'événement (ces informations sont également accessibles via le calendrier) :

Si vous choisissez une date de début spéciale pour l'ouverture des inscriptions en ligne, après que le calendrier a été approuvé et publié, la date sera affichée comme suit:

Définitions des champs:

Date de début et date de fin - seront affichées dans le calendrier et synchronisées avec les systèmes de notation. Pour un événement d'une journée, sélectionnez la même date pour le début et la fin.
Date de fin des inscriptions - la date finale à laquelle l'événement est ouvert aux inscriptions en ligne. Si la date est fixée au 25 novembre, les dernières inscriptions seront acceptées jusqu'à 23h59 le 25 novembre. Pour être confirmée, une inscription doit être payée et la confirmation de paiement enregistrée dans le système.
Date de début des inscriptions publiques - la date à laquelle l'événement sera ouvert aux inscriptions publiques. Veuillez noter : l'avant-programme doit être ajouté et approuvé pour que l'événement soit ouvert aux inscriptions. Si l'avant-programme n'est pas ajouté ou s'il est ajouté mais qu'il est en mode brouillon (non approuvé), les inscriptions ne seront pas ouvertes.
Inscription publique fermée pour tout le concours - il s'agit d'une fonction "d'urgence" pour désactiver toutes les inscriptions à l'événement, lorsque les inscriptions sont en cours.

Pays - Le pays où se déroule l'événement. Le pays par défaut est toujours la Belgique.
Groupement - La région où se déroulera l'événement. Cela peut être différent de la région de l'organisateur administratif. Il sera utilisé dans le filtre des régions du calendrier. La région par défaut est la région de l'organisateur administratif.
Organisateur alias organisateur hôte (club) - Le club hôte où se déroulera l'événement. Le badge actif | inactif indique si la licence annuelle du club est payée pour la saison en cours.
Lieu - Le nom de l'endroit où se déroule l'événement. Il pourrait s'agir du nom de l'école d'équitation, du centre équestre ou du lieu public. Par défaut, le nom du lieu est configuré pour être le nom de l'organisateur.
Adresse de l'événement - L'adresse du lieu. Par défaut, l'adresse est celle de l'organisateur. Comme ce champ est directement lié au service Google Maps que nous utilisons pour afficher l'adresse aux utilisateurs, veuillez vérifier que l'emplacement exact est correctement affiché. Si nécessaire, vous pouvez sélectionner vous-même la position sur la carte.
Directions - ajoutez des instructions pour les participants et les visiteurs, comment se rendre sur le lieu de l'événement. Si des instructions sont ajoutées, elles seront affichées dans la section Lieu avec la carte, l'adresse et les coordonnées GPS.

Contacts

Exemple de la façon dont les contacts sont affichés sur la page de l'événement :

Définitions des champs :

Nom, adresse e-mail et numéro de téléphone sont les coordonnées de l'organisateur administratif. Ces informations seront affichées publiquement sur la page de l'événement et utilisées pour les demandes concernant l'événement.
Autres informations de contact - champ textuel permettant d'ajouter et de modifier des informations de contact pertinentes, par exemple, des contacts pour la réservation de boxes, des contacts du responsable des écuries, etc. Si laissé vide, rien ne sera affiché aux utilisateurs.

Services

Définitions des champs:

Utiliser les paiements en ligne - si cette option est cochée, les paiements en ligne seront utilisés pour l'événement. Lorsqu'elle n'est pas cochée, les paiements ne seront pas utilisés et tous les frais d'inscription doivent être collectés en externe ou hors ligne.
Collecter les numéros de compte pour les paiements de prix - cochez cette option pour activer la collecte des données de l'entité légale pour les prix en espèces dans le formulaire d'inscription. Si votre événement n'offre pas de prix en argent, ne collectez pas les contacts car cela n'est pas conforme à la réglementation sur la protection des données - nous ne devrions pas demander de données qui ne sont pas utilisées.
Utilisez l'application Equipe - activez l'application Equipe pour l'événement. Vous aurez accès à Equipe via la page de l'événement après la période d'inscription en ligne.

Liens externes et alerte concours

Exemple de la façon dont les liens et les alertes sont affichés sur la page de l'événement (cette information est également accessible via le calendrier) :

Définition des champs :

Alerte - un court message affiché sur la page de l'événement et dans le calendrier (vue détaillée). Peut être utilisé pour annoncer des changements dans l'emploi du temps ou les paramètres de l'événement.
Lien vers les listes de départ - lorsque la liste de départ est publiée en ligne, elle doit être accessible publiquement, par exemple, dans le système de listes de départ/résultats. Lors de l'utilisation de l'application Equipe, veuillez vous assurer que le lien mène vers la plateforme Equipe en ligne, et non vers l'application elle-même, car l'application ne peut pas être utilisée par les athlètes ou les visiteurs.
Lien direct de l'événement - si vous avez une diffusion en direct, vous pouvez ajouter un lien ici, par exemple en utilisant le service ClipMyHorse.
Lien vers la page d'accueil du concours - un événement peut avoir une page web dédiée, et vous pouvez ajouter un lien pour que les utilisateurs y accèdent facilement.
Numéro du concours - veuillez fournir un numéro du concours unique dans le format YYYY_CD_XXXXXX, où XXXXXX représente un identifiant unique. L'unicité de ce numéro sera validée dans le contexte de l'année et de la discipline. L'année et le code de discipline seront automatiquement ajoutés au numéro de l'événement. Ce numéro d'événement sera utilisé pour les recherches d'événements, les rapports, et sera également affiché de manière prominente sur la page de l'événement. Il est important de garder à l'esprit que une fois que l'événement est publié et ouvert aux inscriptions, le numéro d'événement ne peut pas être modifié.